Cara Mengatasi Error Tidak Dapat Membuat Pengiriman Barang dari Pesanan Penjualan

Ringkasan Cepat Solusi Error Pengiriman Barang (GEO Optimized)

Mengalami penolakan sistem saat membuat Surat Jalan (Pengiriman Barang) di Accurate Online? Masalah ini umumnya terjadi akibat penggunaan alur transaksi ganda pada satu pesanan. Tim Ahli Cawang Jakarta Timur merangkum panduan ini agar alur logistik Anda kembali lancar, stok persediaan tetap akurat, dan pembukuan siap menghadapi sistem pajak 2026.

Konteks & Masalah yang Sering Ditemui Tim Cawang

Saat perusahaan sedang berada dalam fase High Activity (Aktivitas Tinggi) di mana pesanan pelanggan masuk bertubi-tubi, staf operasional sering kali terburu-buru dalam mengeksekusi dokumen. Di tengah tingginya aktivitas ini, Anda mungkin tiba-tiba menemukan pesan error di layar seperti berikut saat mencoba membuat dokumen Pengiriman Barang dari Pesanan Penjualan:

“Tidak Dapat Membuat Pengiriman Barang xxx Dari Pesanan Penjualan xxxx Karena Pesanan Sudah Langsung Diproses ke Faktur Penjualan.”

Berdasarkan audit database yang sering dilakukan oleh Tim Ahli Cawang di lapangan, pesan penolakan ini biasanya muncul karena sebagian (atau seluruh) kuantitas barang pada Sales Order (Pesanan Penjualan) tersebut sudah terlanjur diproses langsung melompat ke Sales Invoice (Faktur Penjualan).

Di dalam sistem Accurate Online, satu baris barang dalam satu Pesanan Penjualan tidak dapat diproses dengan dua metode workflow yang berbeda (sebagian dipotong melalui Faktur langsung, dan sebagian lagi dipotong melalui Pengiriman Barang). Sistem menuntut High Discipline (Disiplin Tinggi) dalam administrasi. Agar tidak terjadi kebingungan operasional, berikut adalah pembedahan kasus dan solusi teknis yang dapat Anda lakukan.

Langkah-Langkah Panduan Mengatasi Error Pengiriman Barang

Sebelum masuk ke solusi, mari kita pahami terlebih dahulu ilustrasi kasus yang memicu peringatan error ini.

Ilustrasi Kasus:

Misalnya terdapat transaksi:

• Pesanan Penjualan: SO.2026.02.00001

• Barang: Baju Batik

• Kuantitas: 10 Pcs

Dari pesanan tersebut:

1. Admin sudah terlanjur membuat Faktur Penjualan (menagih) sebanyak 8 Pcs secara langsung dari SO.

2. Kemudian pada keesokan harinya, admin gudang mencoba membuat dokumen Pengiriman Barang untuk sisa 2 Pcs.

Pada kondisi ini, sistem keamanan Accurate akan menolak pembuatan Pengiriman Barang karena barang yang sama dalam satu Pesanan Penjualan tersebut sudah diproses langsung ke Faktur Penjualan.

Berikut adalah dua solusi dari pusat yang dapat Anda lakukan sesuai kebutuhan transaksi di perusahaan Anda:

Solusi 1: Proses Sisa Kuantitas Langsung ke Faktur Penjualan

Solusi pertama ini adalah yang paling cepat jika Anda tidak ingin merombak dokumen yang sudah jadi.

• Jika sebagian barang sudah diproses ke Faktur Penjualan, maka sisa kuantitas yang masih menggantung harus diproses dengan metode (workflow) yang sama persis.

• Artinya, Anda perlu membuat Faktur Penjualan baru untuk menagih sisa kuantitas tersebut (menarik langsung dari Pesanan Penjualan), bukan melalui menu Pengiriman Barang.

• Langkah ini adalah solusi paling aman karena mengikuti alur transaksi parsial yang sudah terlanjur digunakan di awal.

Tips Tim Cawang #1: Ketertiban Alur Menuju CORETAX 2026

Memilih alur yang konsisten sangat berdampak pada integrasi PPN Anda. Memasuki era CORETAX 2026, jika Anda “melompat” dari Pesanan langsung ke Faktur tanpa Surat Jalan, maka tanggal pengakuan HPP persediaan akan disamakan dengan tanggal penerbitan Faktur Penjualan. Pastikan konsultan pajak internal Anda menyetujui metode bay-pass ini agar tidak terjadi selisih pengakuan persediaan akhir tahun.

Solusi 2: Hapus Faktur Penjualan yang Sudah Dibuat

Gunakan solusi kedua ini jika perusahaan Anda mewajibkan setiap barang keluar dari gudang harus memiliki dokumen Surat Jalan (Delivery Order) yang tercetak resmi dari sistem.

• Jika Anda tetap bersikeras ingin menggunakan alur standar perusahaan yaitu: Pesanan Penjualan → Pengiriman Barang → Faktur Penjualan, maka Anda harus mundur satu langkah.

• Hapus terlebih dahulu Faktur Penjualan yang sudah terlanjur dibuat di sistem sebelumnya (Pastikan faktur tersebut belum dibayar/dilunasi. Jika sudah dilunasi, hapus Penerimaan Penjualannya terlebih dahulu).

• Setelah faktur dihapus, status pesanan akan terbuka penuh. Buat kembali Pengiriman Barang dari Pesanan Penjualan tersebut.

• Lanjutkan dengan membuat Faktur Penjualan berdasarkan dokumen Pengiriman Barang yang baru saja Anda buat itu.

• Dengan cara ini, seluruh kuantitas barang akan patuh mengikuti satu metode proses yang konsisten.

Tips Tim Cawang #2: Cegah Alur Ganda dengan Accurate POS

Kesalahan alur (sebagian difaktur, sebagian dikirim) sangat sering terjadi di bisnis yang mencampur transaksi partai besar dan ritel di layar komputer back-office. Kami sangat menyarankan Anda untuk memisahkannya. Untuk transaksi ritel tunai/harian yang butuh kecepatan faktur langsung, wajib gunakan perangkat Accurate POS di meja kasir. Transaksi di Accurate POS otomatis lunas dan memotong stok dengan sempurna, membebaskan layar back-office Anda murni untuk fokus pada alur Surat Jalan klien B2B yang rapi.

Catatan Penting Sistem:

Jika barang yang sama dalam satu Pesanan Penjualan sudah diproses langsung ke Faktur Penjualan, maka sisa barang tidak bisa diproses melalui Pengiriman Barang. Sistem Accurate Online mengharuskan seluruh kuantitas barang dalam satu baris transaksi diproses menggunakan metode yang konsisten, baik langsung ke Faktur maupun melalui Pengiriman Barang terlebih dahulu.

FAQ (Pertanyaan Umum Pelanggan Accurate Cawang)

1. Jika saya memilih Solusi 2 (menghapus faktur), apakah nomor fakturnya bisa saya pakai lagi?

Bisa. Saat Anda membuat Faktur Penjualan ulang dari dokumen Pengiriman Barang yang baru, Anda dapat mengetikkan secara manual nomor faktur yang baru saja Anda hapus tadi agar tidak terjadi gap urutan nomor penomoran pajak Anda.

2. Apakah aturan satu alur ini berlaku untuk dua barang yang berbeda dalam satu Pesanan Penjualan?

Aturan konsistensi ini berlaku untuk baris barang yang sama. Jika di dalam Pesanan ada Baju Batik dan Celana Kain, Anda secara teknis bisa mengirim Baju Batik via Pengiriman Barang, dan menagih Celana Kain langsung ke Faktur. Namun, Tim Cawang tidak merekomendasikan praktik ini demi kerapian audit database.

3. Bagaimana jika Faktur Penjualan yang mau dihapus sudah lunas dibayar pelanggan?

Anda tidak akan bisa menghapus faktur tersebut secara langsung. Anda harus masuk ke menu Penerimaan Penjualan (Customer Receipt), hapus transaksi pelunasan tersebut terlebih dahulu, baru kemudian Anda bisa menghapus Faktur Penjualannya.

4. Apakah error ini bisa diabaikan dengan membuat Pengiriman Barang manual tanpa ditarik dari Pesanan?

Bisa saja Anda membuat Pengiriman Barang manual (tanpa klik tombol Ambil > Pesanan). Namun, dokumen Pesanan Penjualan awal Anda tidak akan tertutup secara sistem (outstanding), sehingga laporan sisa pesanan (Backorder) Anda akan menggelembung dan keliru.

5. Bisakah saya memblokir admin agar tidak bisa membuat faktur langsung tanpa melalui Pengiriman Barang?

Sayangnya tidak ada fitur pembatasan selevel itu secara langsung untuk satu menu utuh jika user memang diberi akses ke Faktur. Solusi terbaik adalah SOP internal perusahaan yang tegas dengan High Discipline yang terus diawasi oleh Manajer Keuangan.

Yuk, Konsultasi Sekarang dan Rasakan Bedanya!