Setiap bisnis, dari yang kecil hingga besar, pasti butuh biaya operasional untuk menjalankan kegiatan sehari-hari. Nah, supaya pengeluaran tetap terkendali dan tidak melebihi batas, dibutuhkan yang namanya cost control atau pengendalian biaya.
Cost control ini bukan cuma soal menghemat uang, tapi lebih ke strategi jangka panjang agar bisnis tetap sehat dan efisien dalam menggunakan sumber daya.
Apa Itu Cost Control?
Cost control adalah proses mengelola dan mengawasi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan agar tetap sesuai dengan anggaran dan tujuan yang sudah ditentukan. Tujuan utamanya tentu saja untuk memastikan bahwa semua pengeluaran tidak berlebihan dan tetap berada di jalur yang benar.
Menurut Bambang Hartadi, cost control adalah upaya sistematis yang melibatkan pengaturan struktur organisasi, prosedur, hingga evaluasi kinerja, agar aset perusahaan tetap aman dan proses bisnis berjalan efisien.
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian, cost control adalah langkah sistematis yang dilakukan mulai dari menyusun rencana, menyediakan sistem informasi sebagai umpan balik, hingga mengevaluasi hasil dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
Apa Saja Fungsi Cost Control?
Cost control punya peran penting dalam menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Beberapa fungsi utamanya antara lain:
Perencanaan yang Matang
Sebelum menjalankan proyek atau kegiatan, perusahaan perlu membuat rencana biaya sedetail mungkin. Dengan perencanaan ini, setiap pengeluaran bisa dikendalikan dan diarahkan sesuai target yang ingin dicapai.
Pengawasan yang Konsisten
Cost control juga berfungsi sebagai alat pengawasan. Dari sini bisa dilihat apakah biaya yang dikeluarkan sudah sesuai dengan anggaran atau malah melebihi. Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan bisa segera melakukan evaluasi.
Koordinasi Antar Departemen
Supaya pengendalian biaya berjalan efektif, semua bagian di perusahaan harus bekerja sama dan berada di jalur yang sama. Fungsi cost control adalah memastikan adanya koordinasi yang solid antara departemen agar semua aktivitas sesuai dengan rencana anggaran.
Jenis dan Tahapan Cost Control
Dalam praktiknya, ada beberapa pendekatan dan tahapan yang bisa dilakukan untuk menerapkan cost control secara optimal. Yuk, kita bahas satu per satu:
1. Pengendalian Fisik oleh Pimpinan
Biasanya dilakukan di perusahaan kecil, di mana pemilik langsung terjun mengawasi semua pengeluaran. Karena masih skala kecil, pengawasan ini bisa dilakukan secara langsung tanpa perantara.
2. Menggunakan Catatan Historis
Perusahaan yang lebih besar biasanya mengandalkan data historis untuk mengevaluasi pengeluaran masa lalu. Dari sini bisa disusun strategi baru agar pengeluaran berikutnya lebih tepat sasaran.
3. Anggaran Statis dan Biaya Standar
Jenis pengendalian ini dilakukan dengan menyusun anggaran berdasarkan kondisi tertentu yang tidak berubah. Biaya standar ditentukan sebagai acuan agar pengeluaran aktual tidak jauh meleset dari rencana.
4. Anggaran Fleksibel
Kadang kondisi di lapangan tidak sesuai ekspektasi. Untuk itu, diperlukan anggaran yang bisa menyesuaikan dengan kapasitas produksi atau operasional yang berubah-ubah. Sistem ini memungkinkan perusahaan melakukan evaluasi dan penyesuaian anggaran secara lebih adaptif.
5. Sistem Pertanggungjawaban
Dalam perusahaan besar yang punya banyak unit kerja, pengendalian biaya tidak bisa hanya ditangani oleh satu pihak saja. Oleh karena itu, tanggung jawab cost control dibagi ke masing-masing unit atau departemen. Nantinya mereka akan melaporkan hasil realisasi pengeluaran dan membandingkannya dengan anggaran yang sudah ditetapkan.
Elemen Penting dalam Cost Control
Supaya cost control bisa berjalan efektif, ada beberapa elemen yang perlu diperhatikan:
Pertama, perusahaan harus tahu dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Ini bisa didapatkan dari perencanaan anggaran dan jadwal kegiatan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Kedua, perlu ada laporan data kinerja yang aktual dan sesuai dengan anggaran. Ini penting untuk menganalisis apakah pelaksanaan sesuai rencana atau tidak.
Ketiga, lakukan analisa terhadap perbandingan kinerja aktual dengan target yang sudah ditentukan.
Keempat, prediksi apa yang mungkin terjadi jika tidak ada perubahan dalam strategi saat ini. Dengan begitu, perusahaan bisa bersiap lebih awal.
Terakhir, jika ditemukan penyimpangan, segera lakukan tindakan korektif agar proyek tetap on track dan pengeluaran tidak membengkak.
Contoh Penerapan Cost Control dalam Bisnis
Misalnya, sebuah restoran ingin memastikan biaya bahan baku tidak melebihi anggaran bulanan. Tim cost control akan memantau pembelian bahan setiap minggu, membandingkan dengan harga pasar, dan mengevaluasi apakah pemakaian bahan sudah sesuai standar resep. Jika ditemukan pemborosan, misalnya terlalu banyak bahan yang terbuang, maka akan segera dibuat kebijakan baru seperti pengukuran bahan yang lebih akurat atau pelatihan ulang staf dapur.
Contoh lainnya, pada proyek konstruksi, tim cost control akan mencatat seluruh pengeluaran harian, membandingkannya dengan estimasi awal, dan melakukan audit setiap minggu. Jika ada lonjakan biaya karena cuaca buruk atau keterlambatan pengiriman material, tim akan membuat penyesuaian agar proyek tetap selesai sesuai anggaran.
Cost control bukan sekadar alat penghemat, tapi merupakan strategi penting untuk memastikan perusahaan tetap berjalan sehat dan efisien. Dengan penerapan yang tepat, perusahaan bisa menjaga pengeluaran tetap sesuai rencana, meningkatkan efisiensi kerja, dan tentu saja meningkatkan keuntungan jangka panjang.
Buat kamu yang ingin mengelola pengeluaran bisnis secara lebih praktis, software akuntansi seperti Accurate Online bisa jadi solusi. Dengan fitur lengkap dan tampilan yang user-friendly, kamu bisa memantau, mencatat, dan mengendalikan biaya perusahaan kapan saja, bahkan tanpa harus jadi ahli akuntansi.
