Apa itu invoice? Invoice atau faktur adalah dokumen yang diberikan kepada pembeli oleh penjual untuk menagih pembayaran. Ini biasanya berisi biaya dan jenis produk yang dibeli atau layanan yang diberikan kepada pembeli. Terdapat banyak contoh invoice dalam ilmu keuangan atau akuntansi yang nanti akan kita bahas dibawah
Invoice juga dapat berfungsi sebagai catatan hukum, jika mengandung nama penjual dan klien, deskripsi dan harga barang atau jasa, dan ketentuan pembayaran.
Sejarah Invoice
Invoice batu
Faktur dan catatan transaksi dilakukan pada 5000 SM di Mesopotamia. Para pedagang biasa mengukir detail transaksi pada tablet tanah liat atau batu menggunakan bentuk matematika paling awal.
Invoice tulisan tangan
Faktur kemudian berkembang menjadi faktur yang ditulis tangan pada kulit binatang, perkamen, atau kertas. Faktur ini berisi sebagian besar elemen faktur modern dan tanda tangan atau stempel yang digunakan.
Invoice elektronik
Penemuan komputer membawa perubahan besar berikutnya dalam pembuatan faktur. Revolusi ini dipicu oleh keinginan untuk mengurangi biaya tradisional dan tenaga kerja. Faktur menjadi lebih murah, lebih mudah, dan lebih cepat dengan faktur elektronik.
Invoice online
Munculnya internet menyebabkan cara yang lebih baik, lebih aman, lebih hijau untuk berkomunikasi dengan klien. Faktur online tidak memiliki kertas karena faktur dikirim melalui email, dan pembayaran dilakukan secara online.
Invoice seluler
Faktur di dunia modern sudah mobile. Perusahaan SaaS (Software as service) khusus memastikan bahwa faktur kini terotomatisasi, aman, dan instan, sehingga Anda dapat membuat dan memeriksa faktur saat bepergian.
Apa Tujuan Membuat Invoice?
Setelah mengetahui apa itu invoice beserta sejarah dan perkembangannya, selanjutnya adalah mengetahui apa tujuan Anda mebuat invoice.
Perusahaan perlu mengirimkan invoiceuntuk meminta pembayaran karena seperti yang telah kami bahas diatas bahwa invoice adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga dan kondisi pembayaran yang disetujua. Namun, ada manfaat lain menggunakan invoice pada bisnis, diantaranya adalah:
Menyimpan catatan
Manfaat terpenting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan resmi penjualan. Hal ini memungkinkan untuk mengetahui kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.
Pelacakan pembayaran
Faktur adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Ini membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah utang mereka.
Payung hukum
Faktur yang tepat adalah bukti hukum dari perjanjian antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan. Ini melindungi pedagang dari tuntutan hukum penipuan.
Sebagai bukti pajak
Mencatat dan memelihara semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu membayar jumlah pajak yang tepat.
Alat analisis bisnis
Menganalisis faktur dapat membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan banyak lagi. Ini membantu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.
Tipe dan Contoh Invoice
Faktur Proforma
Faktur pro forma adalah dokumen yang menyatakan komitmen penjual untuk mengirimkan barang dan jasa kepada pembeli dengan harga yang disepakati. Contoh proforma invoice adalah seperti gambar dibawah ini.
Faktur Komersial
Faktur komersial adalah dokumen yang digunakan untuk deklarasi bea cukai dalam penjualan barang yang diekspor melintasi perbatasan internasional. Contoh faktur komersial adalah seperti di bawah ini:
Nota Kredit
Nota kredit adalah dokumen yang diterbitkan kepada pembeli jika barang dikembalikan karena kerusakan atau kesalahan. Contoh nota kredit adalah seperti di bawah ini:
Timesheet Invoice
Timesheet invoice dikirim ke pelanggan untuk menagih mereka atas pekerjaan yang dilakukan atau layanan yang diberikan setiap jam. Contoh timesheet invoice adalah seperti gambar dibawah ini
Retainer Invoice
Retainer invoice dikirim ke pelanggan jika mereka melakukan pembayaran di muka untuk suatu produk atau layanan. Jumlah ini kemudian dikurangkan dari pembayaran akhir pelanggan pada saat pengiriman atau penyelesaian pekerjaan. Contoh retainer invoce adalah seperti di bawah ini:
Faktur berulang
Faktur berulang dibuat dan dikirim ke pelanggan secara berkala, untuk transaksi berulang seperti biaya berlangganan dan contoh fakturnya sama dengan faktur pro forma.
Elemen yang Harus ada Dalam Invoice
Berikut adalah berberapa hal yang harus ada dalam setiap invoice:
- Kata “INVOICE”
- Nomor faktur
- Tanggal layanan atau barang diberikan
- Tanggal mengirim faktur
- Kontak dan nama orang / penjual
- Nama dan kontak pembeli
- Syarat dan ketentuan
- Garis yang merinci setiap produk atau layanan
- Harga per unit produk
- Besaran pajak (jika ada)
- Jumlah total terutang dengan mata uang
- Catatan pribadi
Tips untuk Membuat Invoice
Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk membantu Anda memanfaatkan dan membuat faktur dengan sebaik-baiknya dan memastikan Anda dibayar segera:
- Beri insentif pembayaran faktur tepat waktu atau pembayaran lebih cepat dari tanggal jatuh tempo
- Jadikan faktur dan proses pembayaran lebih nyaman bagi pelanggan
- Gunakan faktur berulang, jika ada
- Negosiasikan dan buat ketentuan pembayaran secara tertulis
- Dapatkan pembayaran di muka
- Gunkan otomasi pembuatan faktur
- Berusahalah untuk menciptakan hubungan yang lebih dekat dengan klien
- Tahan pekerjaan atau hentikan proyek jika klien tidak membayar tepat waktu
Buat Invoice lebih Mudah dengan Accurate Online
Seperti yang kita tahu saat ini otomasi sudah menjadi kebutuhan dalam bisnis apapun, termasuk untuk pembuatan invoice dan juga pembukuan. Untuk memudahkan Anda dalam proses otomasi dan kostumisasi invoice pada usaha, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Accurate Online
Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa membuat faktur penjualan dengan mudah, cepat, dan Anda juga sudah bisa untuk melacak faktur penjualan yang telah dibayarkan atau belum dibayar oleh klien Anda. Nantinya Anda bisa mengetahui transaksi mana yang merupakan pendapatan yang masih perlu ditagihkan kepada pelanggan.
Melacak piutang usaha memungkinkan Anda untuk menagih pembayaran kepada pelanggan secara efisien, dan juga memberikan informasi tentang apakah kekurangan arus kas berasal dari volume penjualan yang rendah atau pelanggan yang lambat membayar.
Berikut adalah cara membuat faktur penjualan pada Accurate Online.
1. Klik menu Penjualan pilih opsi Faktur Penjualan
2. Lengkapi kolom Pelanggan, Tanggal dan masukan pada bagian Cari/Pilih Barang & Jasa dengan barang yang akan dijual.
3. Tentukan informasi detail atas barang yang dijual, lalu klik Lanjut.
Jika ada barang atau jasa lain yang ingin ditambahkan, ulangi langkah ini.
4. Pilih opsi Simpan jika telah selesai
Itulah beberapa hal yang mesti Anda tahu mengenai apa itu invoice dan cara memudahkan Anda dalam membuat invoice yang mudah dengan Accurate Online.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
