Jika Anda tidak tahu tentang cara mempertahankan dan membuat anggaran, Anda tidak sendirian. Banyak pemilik bisnis bekerja keras untuk membuat anggaran bisnis: Mereka menghitung sumber pendapatan, menghitung pengeluaran, memprediksi pengeluaran di masa depan, dan menggabungkannya hanya untuk berjuang dengan manajemen dan implementasi anggaran.
Mengapa demikian? Mengapa implementasi dan manajemen begitu sulit? Lebih penting lagi, apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan Anda mengelola dengan lebih baik dan tetap berpegang pada anggaran Anda?
Mengapa Pemilik Bisnis Kesulitan dengan Manajemen Anggaran?
Ada berbagai alasan mengapa pemilik bisnis kesulitan mengelola dan membuat manajemen anggaran dengan baik. Tidak seperti menyiapkan anggaran, menerapkan dan mengelola anggaran adalah proses berkelanjutan yang mungkin sulit dipertahankan.
Pengelolaan Anggaran membutuhkan:
- Pelacakan dan pelaporan konstan
- Menyesuaikan data yang ada sesuai realita
- Mengukur akurasi dari ekspektasi yang dianggarkan untuk meningkatkan latihan penganggaran tahun depan
Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu bersusah payah. Baca terus artikel ini untuk mengetahui cara meningkatkan manajemen anggaran dengan tip penganggaran berikut di bawah ini:
1. Merancang Anggaran yang Lebih Baik
Siapkan anggaran yang sesuai rencana
Tak perlu dikatakan lagi, pengelolaan dan implementasi anggaran yang tepat dimulai dengan membuat anggaran realistis yang kemungkinan besar menjadi sumber dana dari perencanaan Anda kedepannya.
Ikuti lima langkah berikut untuk membuat anggaran yang seimbang:
- Hitung semua sumber pendapatan Anda untuk menentukan berapa banyak yang Anda hasilkan
- Gabungkan biaya tetap Anda dengan meninjau histori laporan keuangan sebelumnya
- Tambahkan biaya variabel apa pun ke kalkulasi Anda
- Pertimbangkan untuk melakukan pembelian dengan metode one-time purchase
- Tambahkan pendapatan, biaya tetap dan variabel, serta one-time purchase Anda
Sederhanakan anggaran dalam satuan mingguan dan bulanan
Jika Anda biasa melakukan penghitungan pendapatan secara tahunan, ini bisa terasa seperti angka yang tidak nyata untuk dikelola. Untuk mendasarkan anggaran Anda pada realita harian, Anda perlu mengubah tampilan dari tahunan menjadi mingguan atau bulanan.
Melakukan ini membuat anggaran Anda lebih mudah dikelola. Anda juga menjadi lebih sadar secara finansial tentang pengeluaran Anda dan dapat mengidentifikasi sejak awal jika anggaran Anda berlebihan. Hal ini, pada gilirannya, memberi Anda banyak waktu untuk mengidentifikasi kekurangan anggaran dan menyesuaikannya.
2. Melacak Anggaran Anda Secara Mingguan
Anggaran yang efektif hanya sebaik informasi yang dikandungnya. Dan, agar informasi itu berharga, Anda perlu memperbaruinya dengan melacak pendapatan dan pengeluaran Anda secara teratur, dan menangkap setiap perubahan saat terjadi.
Melacak biaya
Bayangkan ini: Akhir bulan telah datang dan terjadi kekurangan anggaran sehingg a Anda tidak dapat menutupi tagihan. Dengan melacak pengeluaran Anda setiap hari, Anda menghindari skenario ini dan dapat meningkatkan manajemen anggaran dengan:
- Menentukan dengan tepat pola pengeluaran Anda — kategori pengeluaran Anda dan berapa banyak uang yang Anda belanjakan berdasarkan kategori
- Membuat anggaran masa depan yang lebih akurat dengan melihat semua data pengeluaran Anda sebelumnya
- Membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran Anda untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang benar.
Melacak invoice dan pemasukan lainnya
Melacak faktur membantu Anda tetap memegang kendali atas penghasilan Anda, sehingga Anda dapat:
- Menentukan pembayaran yang Anda mampu
- Identifikasi sumber pendapatan Anda, di seluruh layanan dan klien
- Tentukan dengan tepat klien dan layanan mana yang menghasilkan pendapatan paling banyak
- Prediksikan pendapatan bulanan masa depan dengan lebih baik dengan melihat data masa lalu
- Bandingkan pendapatan aktual vs. pendapatan yang dianggarkan
Tips: Ketika menganggarkan pendapatan Anda harus tetap konservatif dan meremehkan pendapatan bulanan Anda untuk memberi Anda margin of safety.
Tinjau pendapatan dan pengeluaran terhadap anggaran
Dengan membandingkan pendapatan dan pengeluaran aktual dengan anggaran Anda, Anda dapat menentukan apakah anggaran Anda melebihi atau di bawah dan dengan cepat membuat perubahan tanpa berdampak negatif pada bisnis.
Misalnya, Anda menganggarkan 20.000.000 perbulan untuk pengeluaran bisnis, tetapi Anda segera mengetahui bahwa bisnis membutuhkan lebih beberapa ratus ribu dari anggaran. Sekarang Anda harus menyesuaikan anggaran Anda, misalnya meningkatkan satu kategori anggaran dengan mengorbankan kategori lainnya.
Membuat penyesuaian seperti ini, atau bahkan mengakui anggaran Anda tidak realistis adalah bagian tak terpisahkan dari pengelolaan anggaran yang baik. Bagaimanapun, penganggaran akan selalu melibatkan beberapa estimasi dan trial and error untuk mendapatkannya.
Lakukan rekonsiliasi bank
Rekonsiliasi bank atau “rekening bank” adalah proses membandingkan saldo kas Anda dengan laporan bank Anda untuk melihat apakah mereka cocok. Setiap ketidaksesuaian atau perbedaan biasanya akan dicatat dalam laporan rekonsiliasi bank.
Sebuah bisnis akan melakukan rekam jejak pada rekening koran karena berbagai alasan — untuk mencapai akurasi dalam pencatatan akuntansi, melindungi dari penipuan atau fraud dan mencegah kesalahan dari transfer ke laporan keuangan. Namun proses ini sering diabaikan sebagai alat manajemen anggaran.
Karena akuntan diharuskan untuk mmelakukan pengawasan yang cermat pada semua transaksi, ini menjadi kebiasaan yang baik untuk mengelola pengeluaran Anda dan mengidentifikasi di mana Anda dapat membuat perubahan agar tetap sesuai anggaran.
Rekonsiliasi bank Anda juga memberi Anda gambaran umum yang akurat tentang berapa banyak uang di akun bisnis Anda pada titik waktu tertentu sehingga Anda dapat dengan cepat mengukur apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi anggaran bisnis.
Jika Anda kesulitan dalam melakukan proses rekonsiliasi transaksi, Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari untuk memudahkan Anda dalam melakukan proses pembukuan, termasuk proses rekonsiliasi transaksi secara otomatis.
3. Atur Anggaran Anda dengan Benar
Berpegang pada dan mengelola anggaran Anda dengan lebih baik juga bergantung pada penyiapan, alat, dan sistem yang tepat.
Pisahkan transaksi bisnis dengan transaksi pribadi
Sebagian besar penganggaran memprediksi dan melacak biaya. Sayangnya, banyak pemilik bisnis kecil kesulitan melacak pengeluaran mereka atau bahkan membedakan antara pengeluaran pribadi dan bisnis karena mereka tidak memiliki akun pribadi dan bisnis yang terpisah.
Solusi untuk menyelesaikan masalah ini adalah memiliki dua rekening koran terpisah. rekening pribadi dan bisnis
Gunakan software akuntansi untuk membantu bisnis Anda
Ketika Anda bertujuan untuk melacak pendapatan dan pengeluaran untuk tujuan manajemen anggaran, Anda dapat menggunakan spreadsheet seperti Excel atau bahkan software akuntansi berbasis cloud.
Menggunakan spreadsheet mungkin tampak lebih hemat biaya, tetapi memakan waktu karena Anda harus memasukkan informasi pengeluaran dan pendapatan secara manual. Anda juga selalu harus melakukan rekonsiliasi laporan bank yang memelahkan untuk memeriksa keakuratan catatan akuntansi Anda.
Intinya adalah: Melacak pengeluaran dan pendapatan di spreadsheet membuat penganggaran menjadi proses yang rumit dan menantang.
Pendekatan yang lebih baik adalah dengan menggunakan software akuntansi yang menyederhanakan pelacakan pengeluaran dan pendapatan, dan membantu Anda mengidentifikasi pola pengeluaran Anda dengan cepat.
Software yang tepat memungkinkan Anda memantau pengeluaran tanpa perlu repot, jadi Anda selalu tahu bagaimana Anda membelanjakan uang Anda. Yang harus Anda lakukan adalah menghubungkan rekening bank Anda.
Anda juga dapat mengakses semua faktur dan pendapatan dari satu tempat untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi target pendapatan Anda dan bahkan menelusuri pendapatan oleh klien atau proyek.
Terakhir, Anda dapat mengakses ringkasan dasbor untuk melihat laporan pendapatan dan pengeluaran, yang memberikan gambaran sekilas tentang bagaimana bisnis Anda berjalan. Cukup bandingkan laporan ini dengan jumlah yang dianggarkan untuk mengukur kinerja Anda.
4. Kendalikan Pengeluaran Anda
Bagian besar dari berpegang pada anggaran adalah mengontrol pengeluaran. Anda dapat melakukan ini dengan membayar diri Anda sendiri terlebih dahulu, menyisihkan uang untuk pajak dan mengevaluasi pengeluaran Anda secara agresif.
Bayar diri Anda terlebih dahulu
Membayar diri sendiri terlebih dahulu berarti Anda menetapkan sebagian dari gaji Anda untuk ditransfer secara otomatis ke rekening tabungan setiap bulan.
Anda dapat menggunakan tabungan ini untuk masa pensiun, untuk membangun dana darurat atau untuk tujuan keuangan lainnya. Alasan utama membayar diri Anda sendiri terlebih dahulu adalah untuk mencegah pengeluaran berlebihan dan memastikan Anda menabung cukup sebelum melakukan pembelian dan pengeluaran yang tidak penting.
Anggarkan untuk pajak
Anda perlu menyisihkan uang untuk pajak sepanjang tahun. Jika tidak, Anda tidak akan bisa membayar pajak untuk Negara dan Anda akan berebut untuk mengumpulkan uang tunai yang Anda butuhkan. Belum lagi anggaran Anda akan tidak seimbang.
Pastikan Anda menyisihkan 20 hingga 25% dari penghasilan Anda untuk pajak untuk proses pembayaran dan pelaporan pajak.
Pastikan Anda menghargai setiap pengeluaran
Anggaran harus mencakup pengeluaran yang dapat Anda beli dan anggarkan. Namun akan ada saat-saat ketika Anda tergoda untuk menghabiskan di luar apa yang termasuk dalam anggaran Anda.
Musalnya, mungkin Anda membutuhkan teknologi atau software varu. Atau, mungkin Anda memiliki proyek besar yang membutuhkan outsourcing.
Terlepas dari godaan apa pun itu, Anda perlu memahami bahwa Anda harus menukar pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran yang tidak direncanakan — dengan asumsi perkiraan pendapatan sejalan dengan pendapatan sebenarnya.
Jika pendapatan sebenarnya tidak sesuai dengan ekspektasi yang dianggarkan, Anda mungkin perlu memotong perkiraan pengeluaran Anda. Cara terbaik untuk memulai adalah dengan berhenti melakukan pembayaran biaya berlangganan yang tidak perlu dan tidak lagi Anda gunakan.
5. Selalu Waspada pada Hal yang Tidak Terduga
Rencanakan hari-hari yang buruk dan tidak sesuai dengan rencana, karena dipastikan ini akan datang, contohnya seperti saat ini dimana pandemi Covid 19 menyerang.
Kecuali Anda seorang peramal, Anda tidak benar dapat meramalkan dan merencanakan benar-benar setiap kemungkinan. Namun itu tidak berarti Anda tidak dapat membuat rencana untuk menangani peluang yang tidak memiliki anggaran.
Anggarkan biaya darurat atau biaya yang tidak terduga
Bisnis jasa seperti misalnya, sering mengalami fluktuasi pendapatan dari satu bulan ke bulan berikutnya. Fluktuasi ini dapat terjadi karena perbedaan beban kerja — mungkin Anda kehilangan klien, atau perubahan musim dan hari besar.
Pengeluaran yang tidak direncanakan juga muncul. Mungkin mobil inventaris Anda tiba-tiba mengalami kerusakan, atau Anda memerlukan laptop baru karena perangkat kerasnya rusak.
Anda perlu membuat rencana ke depan dan mempersiapkan skenario di atas sehingga Anda dapat menutupi biaya yang Anda keluarkan. Jika tidak, Anda akan kehabisan anggaran dan kesulitan untuk mendapatkan uang berlebih.
Satu cara untuk mempersiapkannya adalah dengan menyertakan item baris dalam anggaran Anda yang berlabel Dana Darurat. Kemudian, manfaatkan poin untuk mentransfer uang ke akun itu setiap bulan.
Tetapkan sasaran bisnis yang memungkinkan Anda mendapatkan kesempatan yang bagus
Ketika peluang muncul yang melibatkan pengeluaran atau investasi yang tidak dianggarkan, Anda ingin dapat memaksimalkan peluang bisnis tersebut. Dengan menetapkan tujuan bisnis yang jelas untuk tahun ini dan memprioritaskannya, Anda dapat melakukannya dengan tepat.
Sasaran ini menjadi tolok ukur Anda membandingkan setiap peluang dengan bertanya pada diri sendiri: Apakah peluang tersebut sejalan dengan sasaran bisnis saya? Jika tidak, coret dan lanjutkan.
Misalnya, jika salah satu tujuan bisnis Anda adalah mendapatkan lebih banyak klien, peluang tanpa anggaran untuk menghadiri acara jaringan yang sesuai dengan target pasar Anda mungkin layak untuk Anda hadiri sekalipun Anda harus mengeluarkan uang.
Tetapi peluang tanpa anggaran untuk membeli software baru dengan harga diskon adalah kesalahan, karena dalam hal ini hal itu tidak sejalan dengan tujuan Anda.
6. Dapatkan Bantuan dan Dukungan dari Orang Lain
Tanggung jawab untuk mengelola anggaran yang lebih baik tidak harus hanya berada di tangan Anda.
Libatkan seluruh tim
Jika Anda mengelola tim atau karyawan, libatkan mereka dalam proses penganggaran sejak dini. Keterlibatan awal mendorong keterlibatan karyawan, membantu menjaga keakuratan anggaran, dan meningkatkan peluang membuat anggaran realistis yang benar-benar akan Anda patuhi.
Dekati karyawan yang tepat di departemen tertentu untuk mendapatkan angka pendapatan dan pengeluaran yang Anda butuhkan.
Misalnya, jika Anda menjalankan agensi, bicarakan dengan manajer akun untuk mendapatkan rincian perkiraan pendapatan dan pengeluaran menurut akun. Karena mereka bekerja secara langsung dengan akun, Anda akan mendapatkan gambaran umum pendapatan dan pengeluaran yang lebih akurat.
Bekerja sama dengan akuntan
Tip terakhir tentang cara membuat manajemen anggaran yang baik adalah dengan bekerja sama dengan akuntan Anda.
Akuntans bekerja dengan data keuangan Anda dan berbagi tujuan untuk memperbaiki situasi keuangan Anda. Mereka melacak pendapatan dan pengeluaran, membuat laporan keuangan untuk membantu Anda membuat keputusan keuangan yang lebih baik, dan bahkan dapat bekerja sama dengan Anda untuk mengembangkan dan mengelola anggaran dan prakiraan.
Kesimpulan Terakhir tentang Manajemen Anggaran yang Optimal
Mengelola dan berpegang pada anggaran adalah perjuangan bagi sebagian orang terutama pemilik bisnis, karena mereka tidak dapat mengatasi pelacakan dan penyesuaian berkelanjutan yang diperlukan.
Namun Anda tidak perlu bersusah payah selama Anda menerapkan kiat penganggaran yang tepat. Posting ini membahas enam tips tersebut.
Kami tidak dapat menjanjikan kepada Anda bahwa menerapkan kiat-kiat ini akan menghasilkan proses penganggaran yang benar-benar lancar mulai saat ini dan Anda akan selalu berpegang pada anggaran Anda.
Namun apa yang dapat kami janjikan kepada Anda adalah bahwa dengan menerapkan beberapa tips atau semua tips diatas, akan meningkatkan pengelolaan anggaran dalam bisnis dan membuat Anda melakukan penganggaran sedikit lebih mudah.
Sudahkah Anda menerapkan salah satu kiat penganggaran ini? Jika belum dan ingin mudah Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini;
