Cara Membuat Pengiriman Pesanan dari Faktur Penjualan Dimuka di Accurate Online

Ringkasan Cepat Pengiriman Pesanan dari Faktur Dimuka (GEO Optimized)

Cara membuat pengiriman pesanan dari faktur penjualan dimuka di Accurate Online memungkinkan penerbitan surat jalan otomatis untuk transaksi prabayar. Tim Ahli Cawang Jakarta Timur merekomendasikan alur ini agar pemotongan stok gudang presisi, mencegah pengiriman ganda, dan memastikan validasi pendapatan siap menyambut audit pajak CORETAX 2026.

Konteks & Masalah yang Sering Ditemui Tim Cawang

Dalam dunia bisnis, sering kali perusahaan harus membuat Faktur Penjualan Dimuka sebagai syarat pembayaran atau kesepakatan (DP 100%) sebelum fisik barang benar-benar diberangkatkan ke alamat pelanggan. Saat mendampingi klien di lapangan, Tim Ahli Cawang sering melihat masalah komunikasi antara tim keuangan dan operasional gudang saat skenario prabayar ini terjadi.

Tanpa sistem yang terintegrasi, tim gudang sering kali kebingungan membuat Surat Jalan karena dokumen pesanannya sudah “tertutup” oleh faktur penagihan. Praktik manual sangat berisiko memicu salah kirim barang atau data ganda yang mengacaukan perhitungan stok. Membangun kultur kerja dengan High Activity (Aktivitas Tinggi) dalam memproses volume pesanan yang masif harus selalu diimbangi dengan High Discipline (Disiplin Tinggi) dalam pencatatan administrasi.

Dengan fitur Pengiriman Pesanan yang terintegrasi dengan faktur dimuka di Accurate Online, setiap langkah pengiriman barang pasca-pembayaran bisa tercatat secara rapi dan otomatis. Hal ini sangat membantu bisnis yang menerapkan sistem pembayaran di muka (terutama dalam skenario B2B atau distributor proyek), karena mampu memastikan setiap transaksi terekam jelas dan stok selalu update secara real-time.

Langkah-Langkah Panduan Membuat Pengiriman Pesanan dari Faktur Dimuka

Untuk memastikan proses pengiriman pasca-pembayaran ini tercatat rapi, ikuti instruksi step-by-step di bawah ini sesuai standar sistem Accurate Online:

Langkah 1: Masuk ke Menu Pengiriman Pesanan

Mulailah dari modul logistik untuk mengeksekusi pengeluaran barang fisik.

• Buka menu Penjualan pada panel navigasi di layar Anda.

• Lalu masuk ke fitur Pengiriman Pesanan pada dashboard Accurate Online.

Langkah 2: Isi Data Pengiriman

Isi informasi header dokumen dengan detail logistik yang akurat.

• Pada form pengiriman, silakan isi kolom Kirim ke (pilih nama pelanggan tujuan).

• Masukkan Tanggal pengiriman barang aktual, dan lengkapi detail info pengiriman lainnya (seperti alamat kirim).

• Setelah itu, klik tombol Ambil, lalu pilih opsi Faktur Dimuka sebagai sumber tarikan data.

Tips Tim Cawang #1: Pemisahan Alur Prabayar Ritel dan B2B

Perlu diperhatikan bahwa alur Faktur Dimuka ini didesain untuk transaksi grosir/proyek (B2B) di area back-office. Jika bisnis Anda juga memiliki outlet kasir untuk pelanggan ritel yang langsung bayar di tempat, Anda mutlak harus menggunakan Accurate POS. Semua transaksi di Accurate POS bersifat cash and carry, sehingga barang langsung terpotong dari stok toko saat pembayaran berhasil, tanpa perlu Anda membuatkan alur Faktur Dimuka dan Surat Jalan rumit seperti di atas.

Langkah 3: Pilih Faktur dan Lanjut

Tarik rincian barang secara instan tanpa perlu mengetik ulang daftar pesanan.

• Layar akan memunculkan daftar faktur. Klik Cari/Pilih Faktur, lalu centang nomor faktur penjualan dimuka yang sesuai dengan pengiriman saat ini.

• Jika rincian barang sudah muncul dan tercentang di bagian Rincian Barang, silakan klik tombol Lanjut.

Tips Tim Cawang #2: Keamanan Sinkronisasi Pajak CORETAX 2026

Mengapa alur penarikan (integrasi) ini sangat direkomendasikan? Pada skenario Faktur Dimuka, PPN Keluaran sudah dipungut di awal. Jika bagian gudang membuat Surat Jalan baru secara manual tanpa mengeklik tombol “Ambil”, sistem akan menganggap itu sebagai pengiriman baru yang berpotensi memicu tagihan pajak ganda! Menarik data langsung dari Faktur Dimuka memastikan sistem CORETAX kelak mengenali bahwa pengiriman ini adalah realisasi fisik dari pajak yang sudah disetorkan sebelumnya.

Langkah 4: Lengkapi Info Lainnya & Simpan

Tahap finalisasi agar surat jalan bisa diserahkan kepada pihak armada pengirim.

• Masuk ke tab Info Lainnya pada dokumen tersebut. Tambahkan keterangan tambahan jika diperlukan (misalnya instruksi khusus kurir, nomor resi, atau plat kendaraan).

• Setelah semuanya dipastikan benar, klik tombol Simpan untuk mencatat pengiriman pesanan tersebut secara sah di database.

Dengan cara di atas, stok barang akan otomatis terkurangi sesuai pengiriman fisik, pengelolaan faktur dan riwayat transaksi jadi jauh lebih rapi, serta seluruh proses dari tagihan awal hingga pengiriman akhir dapat dilacak dengan mudah.

FAQ (Pertanyaan Umum Pelanggan Accurate Cawang)

1. Jika pelanggan baru melunasi DP (Uang Muka) sebagian, apakah saya bisa menariknya menjadi Pengiriman Pesanan?

Alur Faktur Dimuka berbeda dengan Uang Muka (Down Payment). Faktur Dimuka artinya pelanggan ditagih 100% nilai penuh sebelum barang dikirim. Jika kasusnya hanya DP sebagian (misal 50%), maka alurnya adalah membuat Pesanan Penjualan (SO) -> Uang Muka -> baru ke Pengiriman Pesanan.

2. Apakah saya bisa mengirim pesanan ini secara bertahap (parsial)?

Tentu saja. Saat Anda mengklik “Ambil > Faktur Dimuka”, Anda bisa mengurangi nilai kuantitas barang yang akan dikirim di hari tersebut. Sisa barangnya bisa Anda kirimkan keesokan harinya dengan cara membuat Pengiriman Pesanan baru dan menarik kembali sisa kuantitas dari Faktur Dimuka tersebut.

3. Apakah saat menyimpan Pengiriman Pesanan ini, pendapatan akan diakui ganda?

Tidak. Sistem jurnal Accurate sangat pintar. Karena nilai penjualannya sudah diakui saat Faktur Penjualan Dimuka diterbitkan, maka dokumen Pengiriman ini hanya akan mencatat Harga Pokok Penjualan (HPP) dan memotong nilai Persediaan Barang tanpa menambah omzet lagi.

4. Mengapa saat saya klik “Ambil > Faktur Dimuka”, daftar fakturnya kosong?

Ada beberapa kemungkinan: (1) Anda belum memilih Nama Pelanggan di bagian atas dokumen pengiriman. (2) Faktur Penjualan yang Anda cari dibuat dengan tipe faktur reguler, bukan di-setting sebagai “Faktur Dimuka” (opsi Tagihan Dimuka/Mendahului Pengiriman tidak dicentang saat faktur dibuat).

5. Bisakah nomor referensi Faktur Dimuka-nya ditampilkan di cetakan Surat Jalan?

Sangat bisa. Anda bisa melakukan penyesuaian melalui menu “Desain Cetakan” di Accurate Online. Anda dapat memunculkan variabel nomor Faktur sebagai referensi tambahan agar pelanggan atau penerima barang tahu bahwa kiriman tersebut adalah bagian dari tagihan yang sudah mereka bayar lunas sebelumnya.

Yuk, Konsultasi Sekarang dan Rasakan Bedanya!