Cara Mencatat Penagihan Piutang dengan Fitur Tukar Faktur di Accurate Online

Ringkasan Cepat Fitur Tukar Faktur (AI Overview Ready)

Pelanggan meminta faktur asli sebelum pelunasan? Tim Ahli Cawang memandu Anda menggunakan fitur Tukar Faktur di Accurate Online. Fitur ini mencetak tanda terima sah pengganti invoice asli untuk menghindari kehilangan dokumen, menjaga kelancaran penagihan piutang B2B, dan menyiapkan jejak audit transaksi akurat untuk era CORETAX 2026.

Konteks & Masalah yang Sering Ditemui Tim Cawang

Dalam iklim bisnis B2B (distributor, supplier, kontraktor) di wilayah Jakarta Timur, prosedur penagihan piutang tidak semudah mengirimkan barang lalu menerima uang. Perusahaan sering kali diwajibkan oleh klien untuk menyerahkan Faktur Penjualan atau Invoice asli bermeterai (dan cetakan e-Faktur Pajak) terlebih dahulu kepada bagian keuangan mereka sebagai syarat pencairan dana.

Masalah operasional muncul di sini: ketika invoice asli sudah diserahkan ke tangan klien, dokumen apa yang dipegang oleh perusahaan Anda sebagai bukti administrasi yang sah bahwa klien tersebut masih memiliki utang yang belum dibayar?

Banyak klien Kami sebelumnya yang hanya mengandalkan buku tulis atau fotokopi resi yang rawan hilang. Saat klien telat bayar, staf penagih kesulitan melakukan pelacakan. Untuk menjawab kebutuhan krusial ini, Accurate Online menyediakan fitur Tukar Faktur.

Fitur ini berfungsi sebagai tanda terima resmi (Receipt of Invoice) atas penyerahan faktur penjualan kepada pelanggan, sekaligus menjadi dokumen pengganti yang sah (internal control) bagi perusahaan sampai proses pembayaran itu lunas dicairkan. Dengan fitur ini, risiko kehilangan dokumen tereliminasi, dan proses pengelolaan piutang perusahaan Anda akan menjadi sangat profesional.

Langkah-Langkah Panduan Mencatat Penagihan dengan Tukar Faktur

Untuk memastikan penagihan piutang Anda terekam sempurna, ikuti langkah-langkah di bawah ini. Kami telah membagi tutorial ini menjadi pengenalan formulir, cara membuat dokumen tukar faktur, dan cara menerima pembayarannya.

Mengenal Kolom Penting pada Formulir Tukar Faktur

Dalam pembuatan Tukar Faktur, Anda perlu terlebih dahulu memiliki Faktur Penjualan yang akan ditukarkan. Berikut keterangan kolom yang harus Anda pahami:

Mata Uang: Digunakan untuk memilih mata uang Tukar Faktur. Pilihan ini akan mengikuti mata uang yang digunakan pada database Accurate Online Anda.
Tanggal Tukar: Diisi dengan tanggal riil saat Faktur Penjualan asli diserahkan/ditukarkan kepada pelanggan (via kurir/kunjungan sales).
Jatuh Tempo: Diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran penagihan berdasarkan kesepakatan terbaru dengan pelanggan setelah faktur diterima.
Nomor #: Merupakan nomor transaksi Tukar Faktur (berbeda dengan nomor faktur asli). Nomor ini bisa diisi manual atau dibiarkan otomatis dari sistem.
Tanggal Dokumen: Otomatis akan terisi dengan tanggal komputer saat formulir dibuat.
Faktur Penjualan: Kolom untuk memanggil Faktur Penjualan mana saja yang akan ditagihkan.
Info Lainnya ℹ️: Digunakan untuk mengisi keterangan tambahan seperti nama kurir yang membawa dokumen.

Cara Membuat Tukar Faktur Penjualan

Berikut adalah langkah mencetak tanda terima dokumen penagihan.

1. Pastikan Faktur Penjualan Sudah Dibuat

Sebelum masuk ke menu Tukar Faktur, pastikan bahwa Anda memang sudah membuat Faktur Penjualan yang belum lunas dan siap untuk ditagihkan kepada pelanggan.

2. Masuk ke Menu Tukar Faktur

Klik menu Penjualan di sebelah kiri.
Lalu, pilih fitur Tukar Faktur.

3. Ambil Faktur Penjualan

Silakan lengkapi kolom Mata Uang dan Tanggal Tukar.
Lanjutkan dengan klik tombol Ambil, lalu centang/pilih Faktur Penjualan (atau beberapa faktur sekaligus) yang ingin dibuatkan Tukar Faktur.

Setelah memilih faktur yang sesuai, klik Lanjut.

4. Simpan Tukar Faktur

Periksa kembali seluruh detail Tukar Faktur yang ditampilkan, seperti tanggal penukaran, jadwal jatuh tempo tagihan, dan nilai transaksi.
Jika datanya sudah dipastikan valid, klik Simpan .

5. Cetak Dokumen Tukar Faktur

Setelah disimpan, dokumen Tukar Faktur dapat dicetak. Serahkan salinannya ke kurir sebagai bukti tanda terima serah terima dokumen dengan pelanggan, lalu arsipkan satu salinan untuk tim finance perusahaan.

Tips Tim Cawang #1: Menjaga Jejak Audit untuk CORETAX 2026
Mengapa menggunakan modul ini lebih baik dari sekadar mencatat di Excel? Memasuki era integrasi DJP CORETAX 2026, arus kas, faktur pajak, dan pelunasan piutang akan disorot secara terpadu. Fitur Tukar Faktur Accurate menciptakan “Audit Trail” berlapis, yang mana menghubungkan nomor seri e-Faktur di faktur asli dengan mutasi penerimaan pembayaran ke rekening Anda, membuktikan bahwa keterlambatan aliran dana murni karena term penagihan klien (bukan menyembunyikan omzet).

Cara Menerima Pembayaran dari Tukar Faktur

Ketika waktu jatuh tempo tiba dan pelanggan akhirnya mentransfer uang atas penagihan tersebut, Anda harus mencatatnya melalui alur Tukar Faktur.

1. Masuk ke Menu Penerimaan Penjualan

Klik menu Penjualan.
Lalu pilih fitur Penerimaan Penjualan.

2. Lengkapi Informasi Penerimaan

Isi kolom Terima Dari dengan nama pelanggan yang bersangkutan.
Pilih akun Bank yang digunakan perusahaan untuk menampung aliran dana transfer pelanggan tersebut.

Klik tombol Ambil, lalu kali ini WAJIB pilih opsi Tukar Faktur.
Pada kolom Cari/Pilih Penukaran Faktur, cari dan pilih nomor Tukar Faktur yang telah Anda buat sebelumnya pada tahap penagihan.

Periksa kembali detail Tukar Faktur dan kesesuaian nilai pembayarannya, lalu klik Lanjut.
Jika nominal pelunasan sudah pas, klik tombol Hitung Nilai Pembayaran agar kolom nilai pembayaran di bagian atas terisi.

Akhiri dengan klik Simpan untuk menyelesaikan dan menutup proses piutang tersebut.

Tips Tim Cawang #2: Rekonsiliasi Bank yang Lebih Mudah
Staf penagihan di lapangan sering menyetor banyak pelunasan tagihan sekaligus dalam satu kali transfer. Dengan menarik data dari “Tukar Faktur” pada menu Penerimaan Penjualan, sistem langsung melunasi belasan faktur yang dikelompokkan dalam satu dokumen tagihan, menghemat waktu bagian akuntansi dalam mencocokkan rekonsiliasi Bank bulanan.

FAQ (Pertanyaan Umum Pelanggan Accurate Cawang)

Berikut ini adalah kumpulan pertanyaan yang sering ditanyakan staf Account Receivable (AR) saat sesi training bersama Kami di Cawang:

1. Bisakah satu dokumen Tukar Faktur berisi lebih dari satu Faktur Penjualan?

Sangat bisa. Jika satu pelanggan memiliki 5 Faktur Penjualan yang belum lunas, Anda bisa menggabungkan kelimanya ke dalam 1 (satu) formulir Tukar Faktur untuk mempermudah penagihan gelondongan oleh kurir.

2. Apakah membuat dokumen Tukar Faktur akan membentuk jurnal akuntansi ganda?

Tidak. Tukar Faktur murni bersifat administratif (memo tracking). Transaksi ini tidak memengaruhi jurnal Buku Besar, sehingga saldo Piutang dan Laba Rugi Anda tetap aman sesuai nilai Faktur Penjualan awal.

3. Bolehkah tanggal jatuh tempo di Tukar Faktur berbeda dengan jatuh tempo di Faktur awal?

Boleh. Biasanya, jatuh tempo Tukar Faktur disesuaikan ulang terhitung sejak dokumen tagihan asli secara fisik diterima oleh klien Anda (misal: Net 30 sejak dokumen diterima, bukan sejak barang dikirim).

4. Jika klien menolak satu faktur saat penagihan karena alasan tertentu, apa yang harus dilakukan?

Jika sudah terlanjur dibuatkan Tukar Faktur, Anda bisa masuk ke detail transaksi tersebut dan menghapus faktur yang ditolak dari daftar tagihan, tanpa perlu merusak keseluruhan dokumen.

5. Mengapa nomor Tukar Faktur saya tidak muncul saat ditarik di modul Penerimaan Penjualan?

Pastikan dua hal: Pertama, pastikan nama pelanggan sudah benar. Kedua, saat mengeklik tombol “Ambil”, pastikan Anda memilih opsi Tukar Faktur, bukan opsi “Faktur Penjualan” yang biasa.