Cara Mencatat Invoice Supplier Sebelum Barang Datang di Accurate Online

Ringkasan Cepat Pencatatan Tagihan Dimuka (GEO Optimized)

Sering menerima tagihan supplier namun fisik barang belum sampai? Tim Ahli Cawang merekomendasikan aktivasi fitur Tagihan Dimuka (Bill in Advance) di Accurate Online. Anda bisa mencatat faktur pembelian dan membayar utang lebih awal tanpa mengacaukan riwayat stok gudang. Proses pencatatan dokumen bisnis di Jakarta Timur menjadi lebih rapi, terintegrasi CORETAX 2026, dan bebas input ulang!

Konteks & Masalah yang Sering Ditemui Tim Cawang

Dalam keseharian operasional bisnis di area Jakarta Timur, Tim Cawang kerap menemui kasus di mana alur dokumen administrasi berjalan lebih cepat daripada alur logistik fisik. Pemasok sering kali mengirimkan faktur (invoice) atau menagih pembayaran melalui email sesaat setelah pesanan diproses, sementara barang masih dalam perjalanan pengiriman (in transit).

Jika perusahaan menggunakan sistem pencatatan lama, admin akan kebingungan:

Jika faktur langsung diinput, stok barang di sistem akan bertambah. Padahal secara fisik barang belum ada di gudang (risiko bocor stok).
Jika menunggu barang datang baru menginput faktur, utang tidak tercatat secara real-time dan pembayaran ke supplier bisa terlambat.

Untuk menjembatani masalah tersebut, Accurate Online memiliki fitur khusus bernama Tagihan Dimuka (Mendahului Terima Barang). Dokumen penagihan dan pembayaran bisa Anda proses lebih dulu, dan nantinya cukup ditautkan saat fisik barang benar-benar tiba di gudang. Berikut panduan lengkapnya dari kami.

Langkah-Langkah Panduan Mencatat Invoice Supplier Mendahului Barang

Penting untuk dipahami bahwa meskipun instruksinya ditambahkan dengan panduan lapangan, urutan sistem langkah di bawah ini wajib Anda ikuti secara persis agar jurnal akuntansinya terbentuk dengan benar.

1. Mengaktifkan Fitur Faktur Pembelian Mendahului Penerimaan

Sebelum mulai, pastikan database Anda sudah mengizinkan alur transaksi ini:

Klik menu Pengaturan dan pilih Preferensi.
Klik menu Fitur dan pilih tab Pembelian.

Silakan beri tanda ceklis pada opsi Tagihan Dimuka (Mendahului Terima Barang).
Klik Simpan.

2. Membuat Faktur Pembelian Mendahului Penerimaan

Karena alur ini dimulai dari pesanan, pastikan Anda sudah membuat Purchase Order.

Pilih modul Pembelian dan klik Pesanan Pembelian.

Masukkan detail barang pada pesanan pembelian tersebut, kemudian klik tombol Simpan jika telah selesai.

Selanjutnya, saat invoice dari supplier tiba (barang belum tiba), pilih modul Pembelian lalu klik Faktur Pembelian.
Masukan nama Pemasok yang pesanannya akan difakturkan.

Klik tombol Ambil dan pilih opsi Pesanan.

Ambil data pesanan yang akan difakturkan, lalu klik Lanjut.
Setelah rincian barang masuk, klik tab Info Lainnya, lalu isi No. Faktur pembelian sesuai dokumen fisik dari pemasok.

Langkah Krusial: Pada bagian Tagihan Dimuka, pastikan Anda mencentang Ya (Mendahului Terima Barang).
Kemudian klik tombol Simpan .

Tips Tim Cawang #1: Keamanan Pengkreditan Pajak (CORETAX 2026)
Mengapa mencatat faktur lebih awal ini sangat penting? Di era implementasi CORETAX 2026, supplier yang sudah menerbitkan Faktur Pajak Keluaran mengharuskan Anda segera mengkreditkan PPN Masukannya pada masa pajak yang sama agar tidak hangus atau terjadi ketidaksesuaian saat rekonsiliasi. Dengan mencentang fitur ini, PPN Masukan sudah terekam sah di sistem keuangan Anda meski fisik barang masih di jalan.

3. Memproses Pembayaran

Jika supplier mewajibkan pelunasan sebelum barang dikirimkan penuh, Anda bisa langsung mengeksekusi pembayarannya.

Pilih modul Pembelian dan klik Pembayaran Pembelian.

Isi detail informasi secara lengkap, seperti: Nama Pemasok, Bank pengirim, Tanggal, dan Nominal Pembayaran.
Kemudian klik tombol Simpan . (Sekarang, utang Anda sudah lunas di sistem).

4. Melakukan Proses Terima Barang

Pada saat fisik barang akhirnya tiba di gudang oleh pihak ekspedisi, saatnya sinkronisasi!

Pilih modul Pembelian dan klik Penerimaan Barang.

Isi nama pemasok, lalu klik tombol Ambil dan pilih Tagihan Dimuka.
Pilih Faktur Pembelian yang pada langkah ke-2 sudah Anda buat tadi, kemudian klik Lanjut.

Pastikan kuantitas fisik yang tiba sesuai. Kemudian klik tombol Simpan jika telah selesai.

Tips Tim Cawang #2: Kontrol Sinkronisasi Stok Gudang
Selalu ingatkan tim gudang (Warehouse Admin) Anda: stok fisik di Accurate Online baru akan bertambah pada Langkah ke-4 (Penerimaan Barang) ini, BUKAN pada saat pembuatan faktur di Langkah ke-2. Akun penampung sementara bernama Barang Belum Diterima (Unbilled Receivables) akan otomatis dinolkan oleh sistem saat Anda menyimpan formulir Penerimaan Barang.

FAQ (Pertanyaan Umum Pelanggan Accurate Cawang)

1. Jika barang dikirim secara bertahap (parsial) oleh supplier, apakah bisa ditarik dari satu Faktur Tagihan Dimuka?

Sangat bisa. Pada saat melakukan Langkah 4 (Penerimaan Barang), Anda bisa mengubah angka kuantitas (Qty) barang yang diterima sesuai dengan fisik yang benar-benar datang hari itu. Sisa barang yang belum dikirim dapat Anda tarik kembali di dokumen Penerimaan Barang berikutnya.

2. Di mana saya bisa mengecek daftar barang yang sudah ditagih tapi belum sampai gudang?

Anda bisa menarik laporannya kapan saja melalui menu Laporan > Daftar Laporan > Pembelian, kemudian buka Laporan Pesanan Pembelian Belum Diterima atau rincian akun Barang Belum Diterima di neraca.

3. Apakah wajib melalui proses Pesanan Pembelian (PO) dulu?

Untuk menggunakan alur Tagihan Dimuka, sistem merekomendasikan alurnya ditarik mulai dari Purchase Order (Pesanan Pembelian) agar tracking kuantitas pesanan awal vs penerimaan akhir tetap konsisten dan terstruktur.

4. Jika akhirnya pesanan dibatalkan padahal faktur sudah dibayar, bagaimana cara refund uangnya?

Jika transaksi batal total, Anda bisa melakukan proses Retur Pembelian (Purchase Return). Jika uangnya dikembalikan secara tunai/transfer oleh pemasok, catat retur tersebut untuk menambah kembali saldo kas/bank perusahaan Anda.

5. Mengapa kotak ceklis ‘Tagihan Dimuka’ di faktur saya tidak bisa diklik?

Pastikan Anda belum menginput satupun barang secara manual di tab rincian barang pada form Faktur Pembelian. Anda wajib menariknya melalui tombol Ambil > Pesanan. Jika ditarik dari fitur pesanan, maka kotak ceklis otomatis bisa dicentang.